Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for ansatte i Hundslund-Oldrup Kraftvarmeværk A.m.b.a.
  1. Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. er den dataansvarlige i forhold til dine personoplysninger – se

hvem du kan kontakte i selskabet
Som arbejdsgiver tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din ansættelse og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

  1. Kontaktoplysninger

Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Registrerede kontaktoplysninger til Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a.:

Kontaktperson: Bjarne Pedersen
Telefonnr.: 20273218
Mail: hokv@mail.tele.dk
Website: varme8350.dk

  1. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med din ansættelse jfr. persondataforordningen art. 6 stk. 1 b) og Databeskyttelsesloven § 12.

  1. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, eksamensresultater m.m., som du selv har oplyst. Men vi behandler også andre personoplysninger – herunder følsomme (helbreds- og oplysninger om straffesager), hvis det er nødvendigt.

Eksempler på personoplysninger:

  • Fulde navn og kontaktoplysninger (herunder privat e-mail og privat telefonnummer)
  • Adresse
  • CPR-nummer
  • Bankkontooplysninger
  • Lønsedler
  • Historik på trækprocent og skattefradrag
  • Pensionsoplysninger (kan indeholde oplysning om fagforening og overenskomst)
  • Flextidsoplysninger
  • Korrespondance udvekslet mellem medarbejderen/organisationschefen/cheferne vedrørende specifikke forhold omkring den pågældende medarbejder
  • Referater fra MUS-samtaler igennem årene
  • Disciplinærsager (advarsler m.v.)
  • Refusionsopgørelser vedr. barsel og sygdom
  • Billede (portræt – her beder vi dig om dit samtykke, hvis det skal offentliggøres på hjemmesiden)
  • Billede (Situationsbilleder fra fx Varmens Dag, jubilæer, fester m.m.)
  • Straffeattest
  • Sygehistorik (herunder sygemeldinger)
  • Ansøgning og CV.
  1. Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til

Kun administrative medarbejdere har adgang til disse oplysninger. Det er således kun medarbejdere, hvor det er direkte relevant, der har adgang til personoplysninger om deres kolleger.

Afgrænsningen gælder som hovedregel alle. De grupper der i visse tilfælde har udvidet adgang er: HR-afdelingen, it, bogføring og ledelsen.

Nogle af oplysningerne opbevares desuden fysisk i aflåst skab.

Personoplysningerne videregives ikke til nogen udenfor organisationen ud over databehandlere så som lønbureau og SKAT.

  1. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.

  1. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv, og fra evt. referencer, som du selv har oplyst og bedt os om at kontakte. Derudover har vi oplysninger fra SKAT, evt. oplysninger om dit helbred, hvis du er ansat i flexjob, vi modtager refusion af sygedagpenge og lign.

  1. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i den tid du er ansat i Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. Efter du har stoppet dit ansættelsesforhold hos Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. opbevarer vi dine personoplysninger efter kravene i bogføringsloven, der er indeværende år + 5 år.

 

  1. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.

  1. Retten til at trække samtykke tilbage

Du afgiver ikke samtykke til at vi kan behandle dine personoplysninger i forbindelse med ansættelse i Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. Det eneste sted, hvor vi beder om dit samtykke er til at lægge dit portræt på vores hjemmeside. Det gør vi for at vores kunder kan se, hvem de taler med. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage i forhold til at vi bruger dit portræt på hjemmesiden skal du kontakte:  XX

  1. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

  1. Klage til Datatilsynet

Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Privatlivspolitik for Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a.
  1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Som leverandør af fjernvarme til vores kunder tager vi din databeskyttelse alvorligt. Vi behandler personoplysninger i forbindelse med levering af fjernvarme og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

  1. Kontaktoplysninger

Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Du kan kontakte os, hvis du har behov for at vide, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Registrerede kontaktoplysninger til Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a.:

Kontaktperson: Bjarne Pedersen
Adresse: Guldagervej 4C, 8350 Hundslund
CVR: 18440342
Telefonnr.: 20273218
Mail: hokv@mail.tele.dk
Website: varme8350.dk

  1. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi indsamler og opbevarer dine oplysninger i forbindelse med opfyldelse af vores aftale om levering af fjernvarme jfr. persondataforordningens art 6 stk. 1 b) og andre lovlige forretningsmæssige formål. Derudover indhenter vi måleroplysninger i medfør af art. 6 stk. 1 b), e) og f) for at driftsoptimere vores ydelser og for at sikre dig en så effektiv levering og så billig fjernvarme som mulig.

  1. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler som udgangspunkt almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, målernummer, målerdata, lokationsdata fra internettet, mobil, GPS og billeder taget af installationer m.m. for at opfylde vores aftale med dig om levering af fjernvarme. Vi bruger dit telefonnummer for at kunne kontakte dig fx. hvis vi skal reparere ledninger, udskifte målere, underrette om brud m.m.

I forhold til enkelte af vores kunder kan det være nødvendigt at opbevare helbredsoplysninger, der er følsomme personoplysninger – fx hvis vi skal være helt sikre på at underrette dig, hvis der afbrydes for fjernvarmen. Du bedes selv sørge for, at vi er underrettet, hvis vi skal tage særlige hensyn til dig. Hvis vi skal opbevare dine helbredsoplysninger, så vil vi anmode dig om et skriftligt samtykke til dette.

Vi behandler kun de personoplysninger, som er nødvendige, for at levere fjernvarme til dig.

  1. Databehandlere, som vi overlader dine personoplysninger til

Vi videregiver dine data til samarbejdspartnere som fx EDB-selskaber, der står for opkrævning af varme, målerregistrering m.m. Kommer du i restance med betaling af varme, kan vi videresende dine oplysninger til advokat eller inkassobureau, SKAT og fogedret.

Hvis der er krav om, at vi indgår databehandleraftaler med disse samarbejdspartnere, så har vi indgået databehandleraftaler. Dette betyder, at disse parter også overholder lovgivningen om personoplysninger. Vi indhenter ikke dit samtykke til at overlade dine personoplysninger til en databehandler, eller hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger, fx som led i indberetning til en myndighed.

Vi har indgået aftaler med følgende samarbejdspartnere:

  • HMN, der bl.a. udsender a conto-regninger på vegne af os
  • Diehl målere, der håndterer målerdata

Derudover indgår vi fortrolighedsaftaler med f.eks. VVS-firmaer eller lignende, der får oplyst vores kunders navn, adresse m.m. Vi har på forhånd sikret, at de og deres medarbejdere overholder reglerne om persondata.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til kommerciel markedsføring af produkter fra 3. mand m.m.

  1. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer

Vi overfører ikke data til tredjelande eller internationale organisationer.

  1. Hvor har vi dine personoplysninger fra?

Vi indhenter dine personoplysninger fra dig selv, men vi får også personoplysninger fra f.eks. målerselskaber. Vi kan også modtage oplysninger fra offentlige myndigheder, ejendomsmæglere m.m.

  1. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe som aftaleforholdet mellem Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a. og dig eksisterer. Ophører du med at være kunde hos Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a., sletter vi dine personoplysninger efter (tidligst efter indeværende år + 5 år – ifølge reglerne i bogføringsloven – men der kan også være behov for at opbevare oplysningerne længere)

  1. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Vi gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering.

  1. Retten til at trække samtykke tilbage

Vi anvender som udgangspunkt ikke samtykke i forbindelse med levering af fjernvarme fra Hundslund-Oldrup kraftvarmeværk A.m.b.a.  Skulle du have givet samtykke til os til noget ud over levering af fjernvarme, så har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår i punkt 2.

  1. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

  1. Klage til Datatilsynet

Du bør altid først rette henvendelse til os som dataansvarligt selskab, såfremt du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.